Öğrenim Hareketliliği Giden Öğrenci Süreci

 

Başvuru ve Seçim Süreci

Kimler Başvurabilir?
GTÜ Erasmus Ofisi, her yıl Şubat-Mart aylarında bir sonraki akademik yılın güz ve bahar dönemlerinde öğrenim hareketliliği kapsamında seçilecek öğrenciler için başvuruları almaktadır. İlanlarımıza Erasmus anlaşması olan bölümlerimizin lisansüstü ve lisans öğrencileri başvuruda bulunabilirler. Lisans programlarının birinci sınıfında okuyan öğrenciler Erasmus programına başvuru yapabilir ama faaliyet gerçekleştiremez. Ayrıca bitirme projesi hazırlayan 4. sınıf lisans öğrencilerinin ve tez teslim aşamasındaki lisansüstü öğrencilerinin programa başvururken, dönem kaybetmemeleri için, mutlaka akademik danışmanlarıyla görüşmeleri gerekir.

Erasmus programından yararlanmak isteyen lisans öğrencilerinin GTÜ genel not ortalamasının en az 2.20/4 ; lisansüstü öğrencilerinin de en az 2,5/4 olması gerekir.

Başvuru Belgeleri
İlanda talep edilen belgelerin Erasmus Ofisi tarafından ilan edilen tarihler arasında online başvuru sistemine yüklenmesi gerekmektedir. Başvurular 2022 yılından itibaren E-Devlet üzerinden alınmaya başlanmıştır.

1. E-devlet başvuru sistemi
2. Yabancı Dil Yeterlilik Düzeyini Gösterir Belge(ler) -Varsa-

Yabancı Dil Sınavı
Erasmus+ Programına başvuru yapan öğrenciler, GTÜ Yabancı Diller Bölümü tarafından düzenlenen İngilizce sınavına girerler. Sınav okuma, yazma, dinleme ve konuşma yeteneklerini ölçmeye yönelik sorulardan oluşmaktadır. Sınav sonucunda öğrencinin başarılı sayılabilmesi için en az 60 puan alması beklenir. Ancak son üç yıl içinde KPDS/ÜDS/YDS sınavından minimum 60 Puan ve muadili sınavlardan (TOEFL IBT, vb.) eşdeğer puan (bkz.YÖK eşdeğerlik tablosu) almış olan öğrenciler, bu belgelerini ibraz ettiklerinde yabancı dil sınavından muaf tutulurlar.

Kabul Edilmeyen Yanacı Dil Sınav Türü

IELTS Sınavı kabul edilmemektedir.

Değerlendirme
Başvuru evraklarını eksiksiz olarak sisteme yüklemiş, yabancı dil sınavında başarılı olmuş veya yabancı dil yeterlilik düzeyini belgelemiş öğrenciler, aşağıdaki ölçütlere göre ağırlıklı puanlama ile sıralanır. En yüksek puanı alan öğrenciden başlanarak aşağı doğru sıralama yapılır.

NOT ORTALAMASI: %50
YABANCI DİL PUANI: %50

Bu temel ölçütlerle beraber ilanlarımızda Ulusal Ajans güncellemelerine bağlı olarak diğer puan artırma veya eksiltme ölçütleri de yer alabilmektedir. Değerlendirme sonuçları yabancı dil sınavının tamamlanmasının ardından hızla GTÜ Erasmus websayfasında ilan edilir.

Partner Üniversitelere Başvuru Süreci

Değişim hakkı kazanan öğrencilerin tercih ettikleri üniversitelere Ofisimizce bilgilendirme amaçlı bir e-posta (nomination) gönderilir. Bu aşamadan sonra her öğrencinin gitmek istediği üniversitenin web sayfasını dikkatle incelemesi, akademik takvim, ders programları, yurt imkanları, başvuru süreci ve tarihleri gibi bilgileri edinerek partner üniversitenin başvuru evraklarını partner üniversitenin beklediği yöntemle (çevrimiçi portalı varsa ona, eposta ile veya artık pek tercih edilmese de, posta ile vb. ) yine partner üniversiteye, son başvuru tarihinden önce iletmeleri gerekmektedir. Genel olarak istenen belgeler aşağıdaki gibidir:

• Başvuru Formu: İlgili üniversitenin internet adresinden erişilebilir; yoksa uluslararası ofisle yazışma başlatılabilir.
• Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement ): Partner üniversitede alınması planlanan dersleri içerir. Ders kredileri toplamı 28-32 arasında  AKTS olmalıdır. Akademik açıdan problem yaşanmaması için ders seçiminde akademik danışmanın onayı alınmalıdır. Öğrenim anlaşması formu, Erasmus bölüm koordinatörünün ardından kurum koordinatörüne onaylatılır. Öğrenim anlaşmaları çevrimiçi Learning Agreement portalı üzerinden hazırlanacaktır. Bu konuda rehber  videomuzu bu adresten izleyebilirsiniz.
• İngilizce Transkript/Not Dökümü: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından alınır.
• İngilizce niyet mektubu: Niyet mektubuna bir başlık konulması,  sonuna isim yazılıp imzalanması beklenmektedir.
• İngilizce Özgeçmiş
• 1 adet fotoğraf
• Yabancı Dil sertifikası : Her üniversitenin farklı dil yeterlilik talebi olabilmektedir. İngilizce dil yeterlilik belgesi istenmesi durumunda Yabancı Diller Bölümünden yapılan Erasmus dil sınavı sonucu talep edilebilir. Diğer dillerde istenen sertifikası varsa ya öğrenci bunu temin etmeli ya da bu üniversiteleri tercih etmemelidir.

Partner üniversitenin talebine göre yukarıda sayılan evrakların bazılarında değişiklik yapılabilir ya da ek belge istenebilir.

Bu belgeler karşı üniversiteye öğrenci tarafından partner üniversitenin istediği yöntemle gönderilmelidir.

Kabul Evrakları
Partner üniversite, değişim öğrencisinin başvurusunu kabul ettiğinde, onaylanmış öğrenim anlaşması formu ile birlikte kabul/davet yazısı mektubu gönderir. Vize işlemlerine başlamadan önce öğrencilerin kabul mektubunun mutlaka gelmesi beklenmelidir. Bu belge öğrenciye gelirse Erasmus Ofisine de iletmelidir.

Pasaport ve Vize 
Kabul mektubunun ulaşmasıyla birlikte öğrenciye Erasmus Ofisi tarafından pasaport başvurusunda kullanılacak harç muafiyet yazısı (25 yaş üstü öğrenciler için) ve ilgili konsolosluğa hitaben yazılmış bilgilendirme yazısı verilir. Öğrenci, muafiyet yazısı sayesinde pasaport başvuru sahiplerinin ödemesi gereken harçtan muaf tutulur.(25 yaş altı öğrenciler zaten muaf tutulmaktadır.) Fakat pasaport defter parasını ödeyecektir. Harç Muafiyet Formunun anlaşmalı vergi dairesine onaylatılması gerekmektedir. Başvuru yapılacak Nüfus Müdürlüğünden bu konuda bilgi alınmalıdır. Öğrencinin halihazırda pasaportu varsa geçerliliğini uzatarak vize başvurusunda bulunabilecektir.

Pasaport geçerlilik süreci ile ilgili bir uygulama da bazı ülkelerde değişim bitiş tarihinizden itibaren pasaportunuzun geçerlilik süresinin en az 6 ay daha olması şeklindedir. Vize ve pasaport işlemlerinde bu kuralı da gözönünde bulundurmalısınız. 

Pasaportun edinilmesinin ardından ilgili konsolosluğa vize başvurusunda bulunulur. Bu aşamada her ülke konsolosluğunun vize vermek için farklı talepleri olduğu ve zaman içinde değişebileceği gözden kaçırılmamalıdır.

Yönetim Kurulu Kararı 

Vize başvurusu yaparken bir yandan da öncelikle bölüm / anabilimdalı başkanlığına ders saydırma dilekçesi (Lisans / Lisansüstü) hazırlanıp teslim edilmelidir. Müteakip hafta içerisinde bu dilekçenin yönetim kurulunda görüşülerek bir sonuca varıldığını ve yönetim kurul kararının bir kopyasının Erasmus Ofisine ulaştırıldığını takip eder. Yönetim kurulu kararı Erasmus Ofisine ulaşmadan öğrenciye herhangi bir ödeme yapılamaz.

 

Vize Sonrası Süreç
 

Öğrenci, yurt dışına çıkmadan önce Dış İlişkiler Ofisinde 2 nüsha halinde hazırlanacak olan  Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesini (Hibe Sözleşmesi) imzalar. Sözleşmenin imzalanabilmesi için, Öğrenim anlaşması, Halkbankasının herhangi bir şubesinden açılmış Euro Hesap cüzdanı, sigorta poliçesi, Pasaport ve vize evraklarını mail ile  Erasmus Ofisine öğrenci tarafından ulaştırılmalıdır. Ayrıca öğrenci eposta adresine Erasmus Ofisi tarafından tanımlanan zorunlu OLS (Çevrimiçi Dil Desteği) sınavını yapar. Bu sınavın dönüşte tekrar yapılması istenebilir.

Öğrenci, yurt dışında olacağı dönem için GTÜ'de ders kaydı yaptırmaz.

Hibe Ödemesi (%80)
Öğrenci yurt dışına çıkmadan önceki hafta içinde sözleşmedeki hesap numarasına, değişimden yararlandığı dönemde alacağı toplam hibe miktarının %80'i yatırılır. Kalan miktar öğrenci ülkeye dönüş yaptıktan sonra ödenecektir.

Hibenin ilk taksiti hesaplanırken öğrencinin kabul mektubundaki (kalması planlanan) tarih aralığı ve ülkelere göre aylık hibe miktarları dikkate alınır, hibe miktarları ve ülke grupları seneden seneye değişmekle birlikte 450 ile 600 Avro arasında bir aylık hibeye denk gelmektedir.

Eğitim Süreci

Öğrenci eğitimine başladıktan sonraki ilk 7 hafta içinde ders değişikliği yapabilir. Ders değişiklik formu da OLA Online Learning Agreement portalı sistemi üzerinden hazırlanabilmektedir.

Dönem Uzatma

Güz döneminde giden öğrenciler koşullar uygunsa eğitimlerini bahar dönemine uzatabilirler. Bunun için öncelikle misafir olunan üniversite birimlerinden onay alınır. Daha sonra Erasmus ofisi ve danışman hocası öğrenci tarafından bilgilendirilerek onlardan da onay ister ve kabul edilirse, bahar dönemi için yeni bir çevrimiçi Öğrenim Anlaşması hazırlar ve 3 taraflı imzalatıp yine bahar dönemi için hazırlayacağı ders saydırma dilekçesiyle Erasmus Ofisine ve bölümüne ulaştırarak bahar dönemi için fakülteden/enstitüden yönetim kurulu kararı çıkarılmasını takip eder. Bahar dönemine uzatan öğrenciler hibesiz olarak eğitim almayı kabul ederler. Bahar dönemi öğrencileri güz dönemine dönem uzatamazlar.

Dönüş Süreci

Katılım Sertifikası ve Not Dökümü 

Yurt dışında eğitimini tamamlayan öğrenci, dönüşte partner üniversiteden alacağı Katılım Sertifikası (confirmation letter, Örnek GTÜ formatı) ve Not Dökümü belgesini beraberinde getirerek Erasmus Ofisine teslim etmelidir. Not dökümünün öğrencinin dönüşünde hazır olmaması durumunda evrak karşı üniversite tarafından daha sonra hazır olunca GTÜ Erasmus Ofisine gönderilebilir.

Katılım sertifikası ve not dökümü dışında öğrenci, hareketlilik eposta adresine ulaşan AB çevrimiçi anket formunu doldurur ve talep edilirse OLS 2. dil sınavını tamamlar.

Hibe Ödemesi (%20)
Öğrenci, dönüş evraklarını Erasmus Ofisine teslim ettikten sonra hibesinin kalan %20'lik kısmı da hesabına yatırılır. Katılımcı hareketlilik süresince aldığı kredilerin en az % 60’ını Gebze Teknik Üniversitesinde tekrar etmesine gerek kalmadan tamamlayamamışsa başarıyla tamamlayamadığı kredi oranınca Gebze Teknik Üniversitesi %20’den az olmamak üzere mali destekte kesintisi yapma hakkına sahiptir.